郵件

使用規則篩選新郵件
您可以使用郵件規則，自動處理所接收到符合特定條件的新訊息。例如，您可以建立一個規則，來檢查是否有來自某個寄件者的訊息，或建立一個規則，來包含某個主旨，並自動將訊息移至某個資料夾、傳送訊息副本給某人，或在「收件匣」中看到不想要的信件之前，先加以刪除。

您建立的郵件規則會儲存在郵件應用程式的「規則」資料夾中。您可以在規則資料夾中加入新規則或編輯已建立的規則。例如，您可以編輯規則、變更其順序，使一個規則優先於另一個規則、在不想使用時關閉規則或刪除全部規則。

建立規則

1. 在郵件的導覽窗格中，按一下工具 > 規則。

2. 按一下「新增規則」。

3. 在指定條件下方，選取要檢查的訊息部分 (例如寄件者或主旨)、選取狀態 (如包含或是)，然後輸入檢查條件 (如某人的名稱或特定文字)。不要在您輸入的條件前後加上引號。


4. 按一下「新增」。

5. 執行下列其中之一：


條件和例外作業
    作業
    描述
新增更多條件按一下「條件」、選取 AND 或 OR，然後針對每個新條件重複步驟 3 和 4。
新增例外按一下「例外」，然後重複步驟 3 和 4。
新增更多例外按一下「例外」，選取 AND 或 OR，然後針對每個新例外重複步驟 3 和 4。
移除條件或例外在「送達郵件訊息符合這些條件時欄位中按一下條件或例外，然後按一下「移除」。
移除全部條件與例外按一下「全部移除」。
6. 在「指定動作」下方，選取動作並視需要指定動作明細 (例如目標資料夾)。

動作
    動作
    描述
移入資料夾選取資料夾。
複製到資料夾中選取資料夾。
傳送副本至選取是否要讓轉寄的副本包含完整訊息或只包含訊息頁首。頁首是主旨、地址，以及位於訊息開頭的日期與時間；它們不包括訊息的 Rich Text 內容。

然後，輸入一或多個收件人地址 (以逗號或分號區隔)，或按一下「地址」，從目錄選取地址。

註: 如果您發現一個使用「傳送副本至」動作的規則並沒有運作，請詢問系統管理員，您的組織是否停用了這個功能。

設定到期日輸入數字，然後選取日、週、月或年。
變更重要性選取重要性等級。
停止處理不需要進一步動作。停止處理此規則之後的所有規則。
刪除 (不接受訊息)不需要進一步動作。訊息不會遞送至收件匣。
7. 按一下「新增動作」。

8. 執行下列其中之一：


動作作業
    作業
    描述
新增更多動作對每個新動作重複步驟 6 與 7。
移除動作按一下「執行下列動作」方框中的動作，再按一下「移除」。
移除全部動作按一下「全部移除」。
9. 按一下確定。依預設會啟用 (開啟) 規則。

管理規則

範例：郵件規則

下列規則會將 Tom Jenkins 寄出之全部訊息的重要性自動變更為高 (表示其在「收件匣」中會顯示驚歎號，以引起您的注意)。

變更重要性郵件規則

下列規則會自動將主旨中有「狀態」字樣的所有訊息，從「收件匣」移至「狀態報告」資料夾，除非主旨中同時也包含「銷售」或「專案」等字樣 (此為例外)。

移至資料夾郵件規則

規則條件項目會對應至郵件訊息之文件內容中的欄位。許多項目 (例如主旨) 均有與相對應欄位相同的名稱。下列表格列出其名稱與相對應之欄位有所不同的項目䇂


條件項目和對應欄位
    項目
    欄位
寄件者From 及/或 Principal
網際網路網域SMTPOriginator (僅限網域名稱部分)
主旨主旨

or

WebSubject

收件人SendTo
密件副本BlindCopyTo
副本CopyTo
優先順序DeliveryPriority
相關主題
管理垃圾郵件
排序資料夾或視圖中的郵件
使用簡易代理程式進行作業自動化