Lotus Notes 8.5 說明 - 排定會議或事件公告

日曆及待辦事項清單

排定會議或事件公告
當您安排會議或事件公告時，可以檢查人員的排程、預約會議室、資源及線上地點、傳送會議邀請，以及追蹤受邀者的回應。

您可以選取設定項目重複的選項，將項目標示為個人來隱藏項目的明細，及設定警示來通知您有該項目。

1. 在日曆的上方，按一下新增按鈕上的向下箭頭，然後執行下列其中一項動作：

按一下會議來建立受邀者可回應 (例如，接受或拒絕) 的會議邀請。
按一下事件公告來建立受邀者可新增至日曆但無法回應的會議邀請。這個項目稱為廣播會議，如果要將事件通知大量人員，則它非常有用。您可以傳送事件公告給一大群人員，而且不同於標準會議邀請，此群組不會展開。

2. 在主旨欄位中輸入會議的簡短說明。

3. 在開始及結束欄位中指定日期、時間及時區資訊 (必要時)。

4. (選用項目) 執行下列其中之一：

按一下重複以重複項目，然後指定重複選項。
如果您已授予其他人您的日曆而非郵件的存取權，請選取標示為專用，防止他們閱讀項目。能存取日曆而非郵件的人員可以看到私人日曆項目的時間與日期，但無法查看項目的詳細資料。
選取通知我，設定項目的警示，然後設定警示選項。
選取標示為可用，讓空閒時間排程表中的項目保留空檔。

5. 請執行其中一項步驟：

若已建立會議，請在必要、選用及 FYI 等欄位中指定一或多個受邀者。若要從目錄為這些欄位選取名稱，請按一下必要。
必要與選用的受邀者會收到通知，其中包含諸如接受和拒絕等回應選項。如果要求排程器建議會議時間，它會將必要受邀者的空閒時間優先順序，設為高於可選用受邀者的空閒時間。參考用受邀者收到的通知不含回應選項，但包含可將會議新增至日曆的選項。其他受邀者看不到 FYI 受邀者的名稱。
如果已建立事件公告，請在受邀者欄位中指定一或多個受邀者。若要從目錄選取名稱，請按一下受邀者。

6. (選用項目) 如果已建立會議，請執行下列其中一項：

選取有些受邀者使用其他郵件程式，以限制可對重複會議執行的動作集。這項設定是為了因應受邀者可能使用了無法處理某些更複雜重複會議動作的郵件程式。此選項可能出現，也可能無法變更，端視管理員如何設定此選項而定。
選取不要從受邀者接收回應，使會議成為廣播會議。受邀者無法回應會議通知，但可將會議閒增至日曆。
選取防止反提議，從邀請中移除用於提議新會議日期或時間的選項。
選取防止委派，從邀請中移除用於委託會議給他人的選項。

7. (選用項目) 執行下列其中之一：

8. 請按下列主題之一：

儲存邀請選項

選項	描述
儲存並傳送邀請、	會將會議新增至您的日曆、在您的空閒時間排程表中將指定的時間標示為忙碌 (除非您選取了標示為可用)，以及傳送會議邀請給指定的受邀者。儲存且傳送了會議邀請之後，您就無法將會議變更成不同類型的日曆項目，或變更項目是否為重複。不過您可以將項目複製到新的日曆項目，作法是在日曆中加以選取，然後按一下複製至新的 > 日曆項目。然後您可選取新的項目類型，並選擇是否重複該日曆項目。
存成草稿	將會議存成草稿，以供日後使用。此選項會將會議新增至您的日曆，但不會在您的空閒時間排程表中將指定的時間標示為忙碌，而且不會傳送任何會議邀請。註: 如果將會議存成草稿，當您編輯草稿時就能將會議變更成不同類型的日曆項目，或變更項目是否重複。