自訂首頁

尋找空閒時間以參加會議
會議項目與事件公告項目都含有排程器，可用於檢查受邀者以及任何您預約之會議室或資源的空檔。

受邀者的空檔是以其空閒時間排程表與其日曆中的項目為依據。

1. 在會議或事件公告項目中，指定暫訂會議時間、指定受邀者，然後為會議預約任何會議室或資源。

2. 按一下尋找可用時間以顯示排程器。

3. 請執行其中一項步驟：

4. 如果選取了摘要，請執行下列其中一項：

摘要選項
作業描述
從空閒時間搜尋中排除受邀者、會議室或資源清除受邀者、會議室或資源旁邊的核取方框。
從空閒時間搜尋中排除某一類型的受邀者清除類型旁邊的勾選框；例如，若要排除所有可選用的受邀者，請清除選用。
增加或減少空閒時間搜尋的日期範圍按一下提議所選日的時間按鈕，然後按一下日期範圍。每個日期範圍都會包含所選取的日期。
查看受邀者的子集何時有空檔按一下確定是否全部都要參加按鈕，然後按一下下列其中一項：
    • 確定是否全部都要參加，包括會議主席、所有必要受邀者，以及所有選取的會議室與資源。
    • 檢查是否至少 75% 的必要受邀者可參加，包括會議主席、75% 的必要受邀者、所有的選取會議室與資源。
    • 檢查是否至少 50% 的必要受邀者可參加，包括會議主席、50% 的必要受邀者、所有選取的會議室與資源。
    • 檢查是否全部受邀者可參加，包括會議主席、所有的必要受邀者、所有可選用受邀者以及所有的選取會議室與資源。
如果不需要所有受邀者都參加，但正在尋找可讓大部分受邀者參加的時間，此選項十分有用。
變更選取的日期在日期選取器中按一下新日期。必要時，按一下日期選取器上方的箭號、月或年，來變更月份或年度。
接受建議的時間按一下建議時間清單中的時間，然後按一下使用選取的時間。時間即會輸入至會議邀請中的開始及結束欄位。

5. 如果選取了詳細資料，請執行下列其中一項：

詳細資料選項
作業描述
移動時間列將時間列拖曳至某一時間，或在時間區塊上按兩下以移至該時間。時間列與開始及結束欄位會保持同步。

註: 如果時間列是綠色，所有受邀者在反白的時間都有空檔。如果時間列是粉紅色，則並非所有受邀者在反白的時間都有空檔。如果時間列是灰色，則每一個人都沒有「空閒時間」資訊可用。(當計算誰可以參加正在安排的會議時，這些空閒時間無法使用或空閒時間受限的受邀者都將視為可用。)

變更選取的日期按一下目前日期旁邊的向下箭號以顯示日期選取器，然後按一下某一日期。必要時，按一下日期選取器上方的箭號、月或年，來變更月份或年度。
從空閒時間搜尋中排除受邀者、會議室或資源清除受邀者、會議室或資源旁邊的核取方框。
從空閒時間搜尋中排除某一類型的受邀者清除類型旁邊的勾選框；例如，若要排除所有可選用的受邀者，請清除選用。

註: 「必要」及「可選用」等列透過當每個人都有空時顯示灰色，以及每當有人沒有空時顯示暗紅色，來彙總必要及可選用之受邀者的空檔。

查看任何時段期間某位受邀者日曆上的內容 (如果受邀者已給予您檢視受邀者日曆的存取權)在該時段上按一下滑鼠右鍵，然後按一下開啟項目指令。

提示

相關主題
排定會議或事件公告
重新排程、取消或確認會議